Principales actividades de las edecanes dentro de una expo
En términos generales una edecán es una asistente personal que brinda apoyo a las personas, también puede ser un profesional de relaciones públicas o un representante de marca, este último principalmente en eventos. Las funciones de las edecanes varían según el contexto, pero generalmente incluyen asistencia y promoción de una empresa.
Las funciones de un edecán dependen en gran medida de las indicaciones por parte del equipo de mercadotecnia, los objetivos de campaña o activación, y de lo permitido por el lugar donde se realiza el evento. A continuación mostramos las labores básicas para cualquier edecán en Expo en México y que, aunque parezca raro, a muchas se les olvidan. En Agencia Surf sabemos la importancia de no pasar por alto estos puntos ya que son las habilidades que busca una marca/empresa.
Actividades y funciones de servicio:
- Embajadora de Marca: No olvidar que en todo momento representan a una marca, esto se verá reflejado en el trato, porte y cuidado personal.
- Recepción y bienvenida (hostess): Recibir a los asistentes al evento, hacer un breve registro, colocar algún distintivo, brindar información general, ubicarlos en determinados puntos o asistirlos en su llegada.
- Apoyo general: Recordar que somos parte de un equipo, y tenemos la labor de participar activamente en la imagen GENERAL de la marca a la que estamos apoyando, esto incluye atenciones general (como ofrecer una botella de agua, invitar a tomar asiento, etc) y algunas más de tipo consciente como la percepción del stand (sillas desorganizadas, basura evidente, etc).
- Trato con el público: El entablar una plática de manera amigable, hace la experiencia del visitante agradable y fácil de recordar. El tener iniciativa en la conversación suma muchos puntos en el desempeño de una edecán. Las marcas apuestan por las personas que son capaces de brindar información a los asistentes de manera sencilla y clara.
“El ser humano relaciona el éxito, la seguridad y la calidad, con los rasgos atractivos”
Como nota especial debemos decir que el papel de una edecán en una expo va mas allá de funciones visibles o cuantificables.
También entra en juego un papel psicológico de autoridad, elegancia y liderazgo, donde se personifica a la marca en cuestión. De ahí la importancia de ejercer el papel de líder de imagen pues todos los aciertos y desaciertos en actitud e imagen son inmediatamente asociados con la marca a la cual representas.
Actividades y funciones de experiencia de marca:
- Entrega de Promocionales: Todas las marcas buscan que el cliente/visitante conserve algo de ellos. Las estrategias mas convencionales incluyen folletería, y el uso de promocionales como parte de una interacción con la marca. Es necesario hacer que la mayor cantidad de personas conserven un recuerdo de la marca, esto no significa repartir por repartir, sino saber identificar a los prospectos adecuados para valorar dicho obsequio.
- Demostración: Transmitir las ventajas de un producto/servicio al visitante, esto puede incluir el manejo o la demostración para ejemplificar el beneficio del producto, o la explicación a detalle de algún servicio. Para información mas detallada o técnica es recomendable apoyarte de algún integrante del equipo (de la marca) especializado en el tema para evitar brindar información errónea.
- Degustación: Cada vez es mas frecuente el uso de actividades adicionales en los stands a manera de cautivar al asistente o hacer que su experiencia con la marca sea memorable. El uso de catering para degustar algo mientras se visita el stand es cada vez más frecuente, y las edecanes cumplen la labor de entregar, repartir o invitar a tal acción.
- Apoyo en dinámicas o actividades: Muchas veces parte de las actividades en un stand incluye una dinámica con el visitante, con el objetivo de poder interactuar en alguna actividad creando lo que se conoce como experiencia de marca. La labor principal es guiar la actividad, incentivar al visitante en un trato menos formal y mas emocional.
- Prospección: No suele ser una actividad implícita en la carga de trabajo de la edecán, pero ayuda bastante. Es el proceso de búsqueda activa de de clientes potenciales o de nuevas oportunidades de negocio. Implica identificar, registrar y calificar a posibles compradores que tengan más probabilidades de adquirir un producto o servicio (quizá en el futuro), con el objetivo de convertirlos en clientes y construir relaciones comerciales a largo plazo.
- Creación de contenido: Las marcas actuales siguen adaptándose a lo nuevo, y la tendencia de estar presentes en redes sociales es un factor fundamental hoy en día. Aunque aún esta fresco el tema y no se han establecido estándares, podemos decir con certeza que el contenido básico es permisible siempre y cuando represente material como testigo del evento en las redes propias de los involucrados, es decir: sirva a los fines de promoción de Evento-Marca-Agencia-Edecán. Para videos más elaborados o que requieran talentos adicionales es necesario habilitar un proyecto adicional; de igual forma, compartir o publicar es completamente opcional ya que las comunidades virtuales actualmente son un activo de cada persona.
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Ser edecán profesional implica un compromiso con la marca contratante. En Agencia Surf conocemos perfectamente las necesidades de una marca al contratar edecanes para Expo, y hemos estado presentes en las principales expos realizadas en CDMX, Puebla y algunos estados más.
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